Od roku 2027 se u vybraných veřejnoprávních původců nebude řešit jen to, zda mají elektronickou spisovou službu. Důležité bude, zda používaný systém skutečně odpovídá požadavkům a zda organizace umí doložit celý životní cyklus dokumentu.
Kontrola se nebude ptát jen na název systému
Představte si audit po několika letech. Kontrolor se neptá, zda organizace „nějakou spisovku“ používá. Chce vědět, kdy dokument přišel, kdo s ním pracoval, jak byl zaevidován, zda se nezměnil, kde je uložen a jak proběhlo jeho vyřízení nebo skartační řízení.
Právě v těchto situacích se ukazuje rozdíl mezi běžným ukládáním dokumentů a řádným výkonem spisové služby.
Atest není jen razítko dodavatele
Ministerstvo vnitra uvádí, že od 1. 1. 2027 musí archivním zákonem stanovení původci používat atestovaný elektronický systém spisové služby. Atest prokazuje, že předložený systém odpovídá požadavkům archivního zákona, prováděcí vyhlášky a Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby.
Pro organizaci to ale neznamená, že odpovědnost končí podpisem smlouvy. Je potřeba vědět, zda atest pokrývá konkrétní verzi systému, která je skutečně nasazená v provozu. Stejně důležité je promyslet migraci dat, interní spisový řád, práci s metadaty i návaznosti na další agendové systémy.
Co se stane, když se přechod podcení
Riziko nemusí být vidět hned. Dokumenty se dál přijímají, ukládají a vyřizují. Problém nastane ve chvíli, kdy je potřeba zpětně doložit postup organizace: při kontrole, sporu, žádosti o dohledání dokumentu nebo při předávání do archivu.
Pokud systém neumí správně zachytit životní cyklus dokumentu, vzniká ruční práce navíc. Úředníci dohledávají informace v e-mailech, sdílených složkách a starých exportech. Organizace ztrácí jistotu, že dokumenty obstojí i po letech.
Praktický přínos správně nastavené eSSL
Dobře zavedená atestovaná spisová služba pomáhá organizaci pracovat klidněji. Dokument má jasné místo, historii, metadata i odpovědnost. Uživatelé nemusí ručně hlídat kroky, které má řešit systém: příjem, evidenci, oběh, vyřízení, uložení nebo skartaci.
ELDAx eSSL na tento praktický pohled navazuje. Pomáhá propojit spisovou službu s důvěryhodnou prací s elektronickými dokumenty, validací, dlouhodobým uložením a dalšími procesy, které veřejný sektor potřebuje mít pod kontrolou.
Pokud připravujete přechod na atestovanou eSSL, vyplatí se zkontrolovat nejen samotný atest, ale i reálné procesy, data a návaznosti ve vaší organizaci.
Používáme soubory cookies k personalizaci obsahu a reklam, poskytování funkcí sociálních sítí a analýze návštěvnosti. Informace o tom, jak používáte naše webové stránky, sdílíme také s našimi partnery pro sociální média, reklamu a analytiku. Více informací
Cookies settings
Souhlasím
Odmítnout
Privacy & Cookie policy
Privacy & Cookies policy
Cookies list
Cookie name
Active
Kdo jsme
Naše webová adresa je: https://www.eldax.cz a složí pro prezentaci produktu a řešení ELDAx eIDAS SMART TRUST eLECTRONIC PLATFORM. Stránka je určena kromě běžných návštěvníků pro ELDAx Partnery a ELDAx zákazníky.
Komentáře
Když návštěvníci přidají komentář na tento web, jsou shromažďovány údaje zobrazené ve formuláři pro komentář, dále IP adresa návštěvníka a řetězec user agent definující prohlížeč, což pomáhá k detekci spamu.
Službě Gravatar může být poskytnut anonymní řetězec vytvořený z vaší e-mailové adresy (nazývaný také hash), díky kterému lze určit jestli tuto službu používáte. Zásady ochrany osobních údajů služby Gravatar jsou k dispozici zde: https://automattic.com/privacy/. Po schválení vašeho komentáře je váš profilový obrázek viditelný pro veřejnost v kontextu vašeho komentáře.
Média
Pokud nahráváte obrázky na tento web, měli byste se vyhnout nahrávání obrázků s vloženými údaji o poloze (EXIF GPS). Návštěvníci webu mohou stáhnout a zobrazit libovolné data o poloze z obrázků na webu.
Cookies
Pokud na naše stránky přidáte komentář, můžete povolit uložení jména, e-mailové adresy a webové stránky do cookies. Tímto způsobem se snažíme zvýšit váš komfort, když budete psát nový komentář už pak nebudete muset tyto údaje znovu vyplňovat. Tyto soubory cookies budou mít životnost jeden rok.
Pokud navštívíte naši přihlašovací stránku, nastavíme dočasné cookies pro ověření, zda váš prohlížeč přijímá soubory cookies. Tento soubor cookies neobsahuje žádná osobní data a při zavření prohlížeče se zruší.
Při přihlašování vám nastavíme také několik souborů cookies pro uložení vašich přihlašovacích údajů a pro nastavení zobrazení obrazovky. Přihlašovací soubory cookies mají životnost dva dny a cookies pro nastavení zobrazení mají životnost jeden rok. Pokud potvrdíte možnost „Zapamatovat si mě“, vaše přihlášení bude trvat dva týdny. Pokud se ze svého účtu odhlásíte, přihlašovací cookies budou odstraněny.
Pokud upravujete nebo publikujete článek, bude ve vašem prohlížeči uložen další cookie. Tento cookie neobsahuje žádná osobní data a jednoduše označuje ID příspěvku, který jste právě upravili. Jeho platnost vyprší po 1 dni.
Vložený obsah z dalších webů
Příspěvky na těchto stránkách mohou obsahovat vložený obsah (například videa, obrázky, články atd.). Vložený obsah z jiných webových stránek se chová stejným způsobem, jako kdyby návštěvník navštívil jiný web.
Tyto webové stránky mohou shromažďovat data o vás, používat soubory cookies, vkládat další sledování od třetích stran a sledovat vaši interakci s tímto vloženým obsahem, včetně sledování interakce s vloženým obsahem, pokud máte účet a jste přihlášeni na danou webovou stránku.
S kým sdílíme vaše údaje
Pokud požadujete obnovení hesla, vaše adresa IP bude uvedena v e-mailu pro obnovení hesla.
Jak dlouho uchováváme vaše údaje
Pokud přidáte komentář, komentář a jeho metadata budou uchovávána po dobu neurčitou. Údaje jsou uchovávány za účelem automatického rozpoznání a schválení všech následných komentářů, místo jejich držení ve frontě moderování.
Pro uživatele, kteří se registrují na tomto webu (pokud mají tuto možnost), ukládáme také osobní údaje, které uvádějí ve svém uživatelském profilu. Všichni uživatelé mohou kdykoliv vidět, upravovat nebo smazat své osobní údaje (s výjimkou toho, že nemohou změnit své uživatelské jméno). Administrátoři webu mohou také tyto informace zobrazit a upravovat.
Jaká máte práva?
Pokud máte na tomto webu účet nebo jste zde přidali komentáře, můžete požádat o obdržení souboru s exportem osobních údajů, které o vás uchováváme, včetně všech údajů, které jste nám poskytli. Můžete také požádat o odstranění veškerých osobních údajů, které o vás uchováváme. Tato možnost nezahrnuje údaje, které jsme povinni uchovávat z administrativních, právních nebo bezpečnostních důvodů.
Kam posíláme vaše data?
Komentáře návštěvníků mohou být kontrolovány prostřednictvím automatizované služby detekce spamu, která může být umístěna v zahraničí.
Podmínky zpracování dat ve spojení se službou ELDAx Q-validation
Preambule
V souvislosti s poskytováním služby „ELDAx Q-validation ověřování platnosti kvalifikovaných elektronických podpisů a pečetí“, (dále jen „Služba“), kterou společnost TECHNISERV IT, spol. s r.o. IČ: 26298953, se sídlem Traťová 574/1, Horní Heršpice, 619 00 Brno (dále jen „Společnost“) nabízí klientům (uživatelům) v rámci své podnikatelské činnosti, může docházet ke zpracování osobních údajů fyzických osob.
Rozsah zpracovávaných osobních údajů
Jméno, příjmení a titul držitele certifikátu, případně název subjektu, v jehož zastoupení dokument držitel certifikátu podepisoval, (pokud bude obsažen v názvu dokumentu), jméno, příjmení a titul fyzické osoby (uživatele Služby, resp. jeho zástupců), uživatelské jméno, e-mailové adresy, telefony, pokud byly poskytnuty, případně další osobní údaje, které byly vyplněny ve Smlouvě o poskytování služby.
Správcem osobních údajů je
Společnost TECHNISERV IT, spol. s r.o. IČ: 26298953, se sídlem Traťová 574/1, Horní Heršpice, 619 00 Brno.
Účel zpracovávaní osobních údajů
Zpracování osobních údajů z důvodu zákonné (právní) povinnosti /článek 6 písm. c) GDPR/
Zpracování osobních údajů z důvodu plnění smlouvy /článek 6 písm. b) GDPR/
Způsob a prostředky zpracování
Všechny osobní údaje budou Společností zpracovávány v rozsahu nezbytném ke splnění zákonných (právních) povinností, které se na Společnost vztahují, resp. v rozsahu nezbytném pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů (uživatel Služby), v souladu se zásadami upravenými platnými právními předpisy. Zásady zpracování osobních údajů Společností, jakož i práva subjektu údajů se řídí nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“ nebo „Nařízení“), a zákonem č. 110/2019 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, v platném znění.
Zpracování osobních údajů bude Společnost provádět s využitím přiměřených systémových a technických opatření k jejich ochraně, které splňují standardy ISO 27001 stanovené pro systém řízení informační bezpečnosti.
K osobním údajům budou mít přístup pouze pověřené osoby, poučené o nakládání s osobními údaji a zavázané mlčenlivostí.
Při zpracování osobních údajů nebude docházet k automatizovanému rozhodování ani k profilování.
Osobní údaje nebudou předány do třetí země, ani zahraničnímu subjektu.
Pověřenec pro ochranu osobních údajů nebyl určen.
Doba zpracování
Osobní údaje zpracovávané pro splnění zákonné (právní) povinnosti budou zpracovávány po dobu, po kterou trvá zákonná povinnost, k jejímuž splnění jsou údaje zpracovávány, tato doba bude zpravidla činit 10 let.
Osobní údaje zpracovávané z důvodu plnění smlouvy budou zpracovávány po dobu nezbytnou ke splnění závazků a uplatnění práv plynoucích ze smlouvy, tj. po dobu trvání smlouvy, a dále ještě zpravidla 5 let po jejím skončení, pokud zákon nestanoví dobu delší. V případě sporu neskončí tato doba dříve, než jeho pravomocným ukončením.
Informace o právech subjektu údajů v souvislosti se zpracováním jeho osobních údajů
Máte následující práva plynoucí Vám ze zpracování Vašich osobních údajů Společností:
právo být informován o zpracování Vašich osobních údajů, zejména o účelu zpracování, o totožnosti správce, zpracovatele, o Vašich oprávněných zájmech, o příjemcích osobních údajů;
právo na přístup k osobním údajům,
právo na opravu, resp. doplnění,
právo kdykoli odvolat Vámi udělený souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů a právo na výmaz Vašich osobních údajů,
právo na omezení zpracování,
právo na přenositelnost údajů k jinému subjektu,
právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů,
právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování a právo žádat, aby Vaše osobní údaje nebyly profilovány.
V případě zpracování osobních údajů ke splnění zákonné povinnosti, resp. z důvodu splnění smlouvy nemůžete vždy všechna výše uvedená práva uplatnit (např. právo na odvolání souhlasu, nebo na výmaz osobních údajů). Bližší informace o svých právech naleznete na https://www.uoou.cz/6-prava-subjektu-udaju/d-27276 .
Možnost obrany
V případě nespokojenosti se zpracováním osobních údajů Společností, je možné podat stížnost přímo Společnosti na kontakty uvedené na jejích webových stránkách, popř. k Úřadu pro ochranu osobních údajů.
