Ve veřejném sektoru často nejde jen o to, zda dokument existuje. Organizace musí být schopná doložit, kdo ho přijal, kdy vznikl, kdo s ním pracoval, zda se nezměnil a která verze je platná.
Sdílený disk na to obvykle nestačí. Umí uložit soubor, ale neumí spolehlivě řídit celý životní cyklus dokumentu. Nehlídá správně metadata, podpisy, návaznost na spis, skartační lhůty ani důkazní stopu. A pokud se dokument přesouvá mezi složkami, přejmenovává nebo posílá e-mailem, přehled se ztrácí velmi rychle.
Největší riziko se ukáže až později
Typický problém nepřijde hned. Přijde za dva, pět nebo deset let. Někdo potřebuje dohledat smlouvu, rozhodnutí, souhlas pacienta, stanovisko školy nebo dokument k veřejné zakázce.
V tu chvíli nestačí říct: „Máme ho uložený.“ Důležité je prokázat, že jde o správnou verzi, že podpis byl platný, že dokument nebyl změněn a že s ním organizace nakládala podle pravidel. Pokud tyto informace chybí, může z obyčejného hledání vzniknout právní, provozní nebo reputační problém.
Řízená správa dokumentů šetří práci i nervy
Správně nastavená práce s elektronickými dokumenty pomáhá lidem v organizaci každý den. Uživatelé nemusí ručně hlídat, kam dokument uložit, jak pojmenovat verzi, kdy ověřit podpis nebo zda se má dokument předat do spisové služby.
Systém vede dokument řízeným procesem: od přijetí přes podpis, validaci a oběh až po dlouhodobé uložení. Díky metadatům, oprávněním a auditní stopě je jasné, co se s dokumentem stalo a proč mu lze věřit.
Pořádek v dokumentech je součást důvěryhodné organizace
Sdílené složky mohou být užitečné pro pracovní materiály. Neměly by ale suplovat archiv, spisovou službu ani důvěryhodnou správu dokumentů, které mají právní nebo provozní význam.
Platforma ELDAx pomáhá organizacím nastavit práci s elektronickými dokumenty tak, aby dokument nebyl jen uložený, ale také ověřitelný, dohledatelný a použitelný i po letech. To je rozdíl, který se při kontrole pozná okamžitě.
Používáme soubory cookies k personalizaci obsahu a reklam, poskytování funkcí sociálních sítí a analýze návštěvnosti. Informace o tom, jak používáte naše webové stránky, sdílíme také s našimi partnery pro sociální média, reklamu a analytiku. Více informací
Cookies settings
Souhlasím
Odmítnout
Privacy & Cookie policy
Privacy & Cookies policy
Cookies list
Cookie name
Active
Kdo jsme
Naše webová adresa je: https://www.eldax.cz a složí pro prezentaci produktu a řešení ELDAx eIDAS SMART TRUST eLECTRONIC PLATFORM. Stránka je určena kromě běžných návštěvníků pro ELDAx Partnery a ELDAx zákazníky.
Komentáře
Když návštěvníci přidají komentář na tento web, jsou shromažďovány údaje zobrazené ve formuláři pro komentář, dále IP adresa návštěvníka a řetězec user agent definující prohlížeč, což pomáhá k detekci spamu.
Službě Gravatar může být poskytnut anonymní řetězec vytvořený z vaší e-mailové adresy (nazývaný také hash), díky kterému lze určit jestli tuto službu používáte. Zásady ochrany osobních údajů služby Gravatar jsou k dispozici zde: https://automattic.com/privacy/. Po schválení vašeho komentáře je váš profilový obrázek viditelný pro veřejnost v kontextu vašeho komentáře.
Média
Pokud nahráváte obrázky na tento web, měli byste se vyhnout nahrávání obrázků s vloženými údaji o poloze (EXIF GPS). Návštěvníci webu mohou stáhnout a zobrazit libovolné data o poloze z obrázků na webu.
Cookies
Pokud na naše stránky přidáte komentář, můžete povolit uložení jména, e-mailové adresy a webové stránky do cookies. Tímto způsobem se snažíme zvýšit váš komfort, když budete psát nový komentář už pak nebudete muset tyto údaje znovu vyplňovat. Tyto soubory cookies budou mít životnost jeden rok.
Pokud navštívíte naši přihlašovací stránku, nastavíme dočasné cookies pro ověření, zda váš prohlížeč přijímá soubory cookies. Tento soubor cookies neobsahuje žádná osobní data a při zavření prohlížeče se zruší.
Při přihlašování vám nastavíme také několik souborů cookies pro uložení vašich přihlašovacích údajů a pro nastavení zobrazení obrazovky. Přihlašovací soubory cookies mají životnost dva dny a cookies pro nastavení zobrazení mají životnost jeden rok. Pokud potvrdíte možnost „Zapamatovat si mě“, vaše přihlášení bude trvat dva týdny. Pokud se ze svého účtu odhlásíte, přihlašovací cookies budou odstraněny.
Pokud upravujete nebo publikujete článek, bude ve vašem prohlížeči uložen další cookie. Tento cookie neobsahuje žádná osobní data a jednoduše označuje ID příspěvku, který jste právě upravili. Jeho platnost vyprší po 1 dni.
Vložený obsah z dalších webů
Příspěvky na těchto stránkách mohou obsahovat vložený obsah (například videa, obrázky, články atd.). Vložený obsah z jiných webových stránek se chová stejným způsobem, jako kdyby návštěvník navštívil jiný web.
Tyto webové stránky mohou shromažďovat data o vás, používat soubory cookies, vkládat další sledování od třetích stran a sledovat vaši interakci s tímto vloženým obsahem, včetně sledování interakce s vloženým obsahem, pokud máte účet a jste přihlášeni na danou webovou stránku.
S kým sdílíme vaše údaje
Pokud požadujete obnovení hesla, vaše adresa IP bude uvedena v e-mailu pro obnovení hesla.
Jak dlouho uchováváme vaše údaje
Pokud přidáte komentář, komentář a jeho metadata budou uchovávána po dobu neurčitou. Údaje jsou uchovávány za účelem automatického rozpoznání a schválení všech následných komentářů, místo jejich držení ve frontě moderování.
Pro uživatele, kteří se registrují na tomto webu (pokud mají tuto možnost), ukládáme také osobní údaje, které uvádějí ve svém uživatelském profilu. Všichni uživatelé mohou kdykoliv vidět, upravovat nebo smazat své osobní údaje (s výjimkou toho, že nemohou změnit své uživatelské jméno). Administrátoři webu mohou také tyto informace zobrazit a upravovat.
Jaká máte práva?
Pokud máte na tomto webu účet nebo jste zde přidali komentáře, můžete požádat o obdržení souboru s exportem osobních údajů, které o vás uchováváme, včetně všech údajů, které jste nám poskytli. Můžete také požádat o odstranění veškerých osobních údajů, které o vás uchováváme. Tato možnost nezahrnuje údaje, které jsme povinni uchovávat z administrativních, právních nebo bezpečnostních důvodů.
Kam posíláme vaše data?
Komentáře návštěvníků mohou být kontrolovány prostřednictvím automatizované služby detekce spamu, která může být umístěna v zahraničí.
Podmínky zpracování dat ve spojení se službou ELDAx Q-validation
Preambule
V souvislosti s poskytováním služby „ELDAx Q-validation ověřování platnosti kvalifikovaných elektronických podpisů a pečetí“, (dále jen „Služba“), kterou společnost TECHNISERV IT, spol. s r.o. IČ: 26298953, se sídlem Traťová 574/1, Horní Heršpice, 619 00 Brno (dále jen „Společnost“) nabízí klientům (uživatelům) v rámci své podnikatelské činnosti, může docházet ke zpracování osobních údajů fyzických osob.
Rozsah zpracovávaných osobních údajů
Jméno, příjmení a titul držitele certifikátu, případně název subjektu, v jehož zastoupení dokument držitel certifikátu podepisoval, (pokud bude obsažen v názvu dokumentu), jméno, příjmení a titul fyzické osoby (uživatele Služby, resp. jeho zástupců), uživatelské jméno, e-mailové adresy, telefony, pokud byly poskytnuty, případně další osobní údaje, které byly vyplněny ve Smlouvě o poskytování služby.
Správcem osobních údajů je
Společnost TECHNISERV IT, spol. s r.o. IČ: 26298953, se sídlem Traťová 574/1, Horní Heršpice, 619 00 Brno.
Účel zpracovávaní osobních údajů
Zpracování osobních údajů z důvodu zákonné (právní) povinnosti /článek 6 písm. c) GDPR/
Zpracování osobních údajů z důvodu plnění smlouvy /článek 6 písm. b) GDPR/
Způsob a prostředky zpracování
Všechny osobní údaje budou Společností zpracovávány v rozsahu nezbytném ke splnění zákonných (právních) povinností, které se na Společnost vztahují, resp. v rozsahu nezbytném pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů (uživatel Služby), v souladu se zásadami upravenými platnými právními předpisy. Zásady zpracování osobních údajů Společností, jakož i práva subjektu údajů se řídí nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“ nebo „Nařízení“), a zákonem č. 110/2019 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, v platném znění.
Zpracování osobních údajů bude Společnost provádět s využitím přiměřených systémových a technických opatření k jejich ochraně, které splňují standardy ISO 27001 stanovené pro systém řízení informační bezpečnosti.
K osobním údajům budou mít přístup pouze pověřené osoby, poučené o nakládání s osobními údaji a zavázané mlčenlivostí.
Při zpracování osobních údajů nebude docházet k automatizovanému rozhodování ani k profilování.
Osobní údaje nebudou předány do třetí země, ani zahraničnímu subjektu.
Pověřenec pro ochranu osobních údajů nebyl určen.
Doba zpracování
Osobní údaje zpracovávané pro splnění zákonné (právní) povinnosti budou zpracovávány po dobu, po kterou trvá zákonná povinnost, k jejímuž splnění jsou údaje zpracovávány, tato doba bude zpravidla činit 10 let.
Osobní údaje zpracovávané z důvodu plnění smlouvy budou zpracovávány po dobu nezbytnou ke splnění závazků a uplatnění práv plynoucích ze smlouvy, tj. po dobu trvání smlouvy, a dále ještě zpravidla 5 let po jejím skončení, pokud zákon nestanoví dobu delší. V případě sporu neskončí tato doba dříve, než jeho pravomocným ukončením.
Informace o právech subjektu údajů v souvislosti se zpracováním jeho osobních údajů
Máte následující práva plynoucí Vám ze zpracování Vašich osobních údajů Společností:
právo být informován o zpracování Vašich osobních údajů, zejména o účelu zpracování, o totožnosti správce, zpracovatele, o Vašich oprávněných zájmech, o příjemcích osobních údajů;
právo na přístup k osobním údajům,
právo na opravu, resp. doplnění,
právo kdykoli odvolat Vámi udělený souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů a právo na výmaz Vašich osobních údajů,
právo na omezení zpracování,
právo na přenositelnost údajů k jinému subjektu,
právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů,
právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování a právo žádat, aby Vaše osobní údaje nebyly profilovány.
V případě zpracování osobních údajů ke splnění zákonné povinnosti, resp. z důvodu splnění smlouvy nemůžete vždy všechna výše uvedená práva uplatnit (např. právo na odvolání souhlasu, nebo na výmaz osobních údajů). Bližší informace o svých právech naleznete na https://www.uoou.cz/6-prava-subjektu-udaju/d-27276 .
Možnost obrany
V případě nespokojenosti se zpracováním osobních údajů Společností, je možné podat stížnost přímo Společnosti na kontakty uvedené na jejích webových stránkách, popř. k Úřadu pro ochranu osobních údajů.
